Организаторы мероприятий, event-management, часто делятся некоторыми примерами, которые помогут вам «минус» превратить в «плюс».

Встреча в Дипломатическом Клубе

Надо быть готовым, могут подвести все. Или «удар в спину»

Подведут даже те, кто никогда не подводит – поставщики, клиенты, руководство. Если все идет по плану – это чудо. Такое отношение позволит не переживать в чрезвычайных ситуациях.
Иногда подводят из лучших побуждений или старательности. Но бывает и «удар ножом в спину», когда подводят специально.

Крупное мероприятие, ограниченный бюджет. Договорились, когда в меню свинина, мусульманам подадут курицу. Помощник должен сказать на организационном собрании: «Те гости, кто не ест свинину, сообщите организаторам, вам подадут курицу» и обобщить количество. Всё дело в самой фразе.

А вышло так: девушка на сцене очень вежливо сказала: «Пожалуйста, те, кто соблюдает ограничения в диете по религиозным соображениям, подойдите, мы учтем ваши предпочтения».
Так как мероприятие было в апреле, перед Пасхой, то получилось, что:
помимо мусульман, не едящих свинину, подошли:
православные, соблюдающие Великий пост;
армяне, соблюдающие пост не так, как православные;
грузины, которые тоже соблюдают пост, но по-своему;
украинские католики, которые пост не очень соблюдают, но тоже хотели бы;
а также еврей, который попросил кошерную еду.

Или
Очень добросовестный охранник не пустил на показ мод владельца выставочного комплекса, в котором мероприятие проходило. Владелец — известный человек, в рейтинге крупнейших бизнесменов. Но в лицо охранник его не знал, а пригласительного у него не было.

Доверяй, проверяй, записывай, оформляй и контролируй.

Люди действительно забывают, о чем с ними договаривались. Или неправильно вас понимают. Бывает, что так называемые «провалы в памяти» приводят к тому, что вам выставляют претензии. Храните документы – проще будет показать, чем выслушивать.

Важно также знать, кто за что отвечает – и не просто фирма, а кто конкретно.

Знать тонкости внутреннего оформления бумаг заказчика. Например: оформил все возможные документы на тест-драйв нового автомобиля. Вот только забыл оформить разрешение на бензин в баке – счел само собой разумеющимся. И на проходной его остановили.. тест драйв под срывом…

Знать своих субагентов.

Часто субагенты стоят дорого, потому что они того стоят. Не придется заботиться о мелочах и нанимать дополнительный персонал.

Цена не всегда гарантия качества

Например: в очень дорогом отеле на банкет выставили только половину оплаченного алкоголя. Пришлось потребовать вторую половину. И что? На второй день они поставили 4 из 12 бутылок шампанского.

Танцы на Кипсале

Многие компании сами организуют мероприятия, а опыт поможет сделать их более эффективными.

Поставить себя на место гостя.

Полезно провести «ролевую игру» перед мероприятием.
Назначаются гости по типу приглашенных: «менеджер едет на автобусе», «руководитель отдела приезжает на машине», «директор на машине с  водителем».
«Менеджер» рассказывает о своем участии в мероприятии с момента, когда он о нем узнал: «получил приглашение по электронной почте».
И тут у вас вопросы, как вы узнаете его маил? Есть база? Связаться через социальные сети? Какие? и т.д.

Если директор приезжает на машине? Как доставить пропуск водителю? Если машина припаркована далеко, кто проводит до входа? Если погода плохая? и т.д.

Хорошо, все зашли внутрь. Чем они могут заняться? Пойти каждому в свою зону? А как они о ней узнают? Будут ли указатели или им расскажут и проводят?

В процессе ролевой игры выясняется масса мелких деталей, о которых никто не подумал.

Не стоит рассчитывать на сознательность взрослых людей

Люди забывают, теряются, не знают, не думают о банальных вещах.

Игра в гольф. Если машина припаркована далеко, кто проводит до входа?

Например: семинар для профессоров в Голландии. Взрослые уважаемые люди, ведут себя как дети – теряют ручки, забывают тетрадки. Кто-то решил покурить в неположенном месте, а когда его застукали, спрятал сигарету в рукав, прожег дорогой пиджак и целый день на всех дулся.

Непредвиденные расходы.

Клиенты считают, что у организатора не должно быть непредвиденных расходов, потому что профессионал должен предусмотреть все.
Это не так, непредвиденные ситуации бывают всегда.

Предусмотреть все теоретически можно – если все продублировать

Но стоить это будет в разы дороже. Лучше написать участникам перед мероприятием emergency list – список мест, вызывающих повышенный риск и пути уменьшения риска, когда есть разный бюджет.

Например, клиент просит 300 кв.м проекционных площадей. И много техники. А чем больше техники, тем больше вероятность, что она выйдет из строя. Можно всю технику продублировать. Разумеется, это стоит дорого. Можно заказать несколько запасных проекторов и держать техника. Пусть клиент сам выбирает вариант, исходя из своих возможностей.

Держи голову в «холоде»

Паника никак не поможет решить вопрос, а организатор с  озабоченным лицом вызывает не положительные эмоции.
Организатор должен быть спокойным, даже по телефону на публике говорить расслабленно.

«Эпик фэйл» можно превратить в «Эпик вин»

Например: открытие магазина Motorola, VIP приглашенные.
Вице-президент не мог приехать, организовывали телеконференцию с Хьюстоном. За день проверили и протестировали все. Вице-президент приехал на работу ранним утром специально для этой конференции.
Открытие, общение с журналистами и гостями… и через 5 минут звук хрипит, картинка пропадает. (Потом выяснилось, что IT-директор в Хьюстоне, которому никто ничего не сказал, пришел пораньше на работу и решил загрузить обновления, повесил всю сеть).

Провал?
Как выяснилось, нет. PR-менеджер Motorola, вышел и сказал «Вот нам говорят – интернет-интернет. Но для бизнеса, как вы сами видите, технологии передачи голосовых данных до сих пор ненадежны. Ничего надежнее телефонов Motorola быть не может – сейчас я позвоню в Хьюстон по телефону Motorola, и вице-президент продолжит отвечать на ваши вопросы»
На экран вывели фотографию вице-президента, конференция прошла на ура.

На самом деле выход есть всегда, надо вздохнуть три раза и сделать!